alertmedalcalendarfacebookglassesinstagrammailnotes2odnolassnikirssstructuretwittervk
Другие порталы
12 мая
2014
15:40
55

Выступление начальника Главного архивного управления Московской области П.М. Петрова на областном совещании руководителей муниципальных архивов Московской области по теме «Обеспечение сохранности и использования документов Архивного фонда Московской области» (29 сентября 2011 г., г. Щёлково)

«Деятельность Главного архивного управления Московской области по осуществлению государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела в 2011 году»

Главное архивное управление Московской области всегда уделяло большое внимание развитию материально-технической базы как государственных, так и муниципальных архивов, оборудованию архивохранилищ системами охранно-пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения, созданию нормативных условий хранения архивных документов. Приятно осознавать, что значительно улучшилось положение с помещениями, занимаемыми архивными учреждениями Московской области. В последние годы в новые просторные помещения переехали Дмитровский, Железнодорожный, Коломенский, Краснознаменский, Ленинский, Подольский, Павлово-Посадский, Солнечногорский архивы, целый ряд муниципальных архивов получил дополнительные площади. Сегодня мы с вами находимся в Щелково, где в мае 2011 года состоялось торжественное открытие нового здания муниципального архива.

Спасибо главам муниципальных образований, которые услышали наши обращения о необходимости создания нормативных условий для хранения архивных документов, мы же со своей стороны делали все необходимое, чтобы обеспечить достойную заработную плату сотрудников и материально-техническую базу архивов. Объем субвенций, перечисленных муниципальным образованиям на исполнение переданных государственных полномочий в архивной сфере, составил в 2010 году 108 миллионов 488 тысяч рублей, в 2011 г. – 119 миллионов 491 тысячу рублей. Размер субвенций, предусмотренных на 2012 год, составит 287 миллионов 038 тысяч рублей, что на 167 миллионов 547 тысяч больше чем в 2011 году.

Для сравнения: размер субвенций на 2011 год в Свердловской области, где 66 муниципальных образований, составил всего 20 миллионов 11 тысяч рублей, а в Ленинградской области (18 муниципальных образований) – 7 миллионов 172 тысячи рублей.

Такое положение достигнуто благодаря поддержке Губернатора и Правительства Московской области, Московской областной Думы, и тесному взаимодействию Главного архивного управления Московской области и администраций муниципальных образований.

В соответствии с Положением Главное архивное управление Московской области вправе осуществлять контрольно-надзорные функции

- за соблюдением законодательством об архивном деле в Российской Федерации на территории Московской области,

- за хранением и формированием архивных документов по регистрации (перерегистрации) захоронений в муниципальных образованиях Московской области,

- за проводимой архивными учреждениями работой по рассекречиванию документов Архивного фонда Московской области в соответствии с законодательством.

Согласно ст. 18 закона Московской области «Об архивном деде в Московской области», Главное архивное управление Московской области осуществляет также контроль за целевым использованием органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для исполнения переданных государственных полномочий.

Начиная с 2006 по 2010 год, проверками были охвачены все муниципальные архивы Московской области. В 2006 году было проведено 10 комплексных проверок, в 2007 – 11, в 2008 и 2009 – по 13, в 2010 – 12 комплексных проверок, в течение 2006 – 2010 годов – 37 тематических и 17 контрольных проверок. Хочу подчеркнуть, что основной целью проводимых контрольных мероприятий Главного архивного управления Московской области было не только выявление нарушений действующего законодательства и соответственно наложение административных санкций, но и оказание практической помощи сотрудникам муниципальных архивов.

С 2011 года мы впервые стали проводить контрольные мероприятия по согласованию с Прокуратурой Московской области. Сама процедура проведения проверки четко определена в Федеральном законе от 25 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Проверки, запланированные Главным архивным управлением Московской области, прошли согласование в Прокуратуре и были включены в Сводный план проведения плановых проверок, который размещен на официальном сайте Прокуратуры Московской области. В 2011 году Главным архивным управлением Московской области было запланировано проведение 19 проверок, в том числе шести администраций муниципальных образований Московской области, две проверки были отклонены.

Хочу подчеркнуть, что проверка осуществляется именно администрации муниципального образования, а не муниципального архива, так как архивы в большинстве случаев не являются самостоятельным юридическим лицом. В связи с этим акт поверки и предписание выдается администрации, и она непосредственно несет ответственность за исправление выявленных нарушений.

Не позднее, чем за три дня до проведения проверки, в соответствии с действующим законодательством, проверяемая организация информируется о контрольном мероприятии путем направления факсимильной связью письма о проведении проверки с приложением приказа. Проверки проводятся только на основании приказа начальника Главного архивного управления Московской области о проведении мероприятия по контролю с указанием сотрудников Главного управления, уполномоченных на проведение проверки, целей, задач, предмета проверки и срока ее проведения, правовых оснований проведения проверки, даты начала и окончания проверки.

На сегодняшний день осуществлено 15 поверок, в том числе: по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации на территории Московской области шесть проверок: это администрации Волоколамского, Озерского и Ступинского муниципальных районов, городских округов Реутов, Фрязино и Электрогорск и 9 проверок предприятий различной формы собственности по вопросу обеспечения сохранности архивных документов.

Результаты проверок показали следующее:

В ходе проведения контрольных мероприятий администрациям муниципальных образований в Московской области было дано 80 рекомендаций. По результатам проверок выдано три предписания администрациям Волоколамского, Ступинского муниципальных районов и городского округа Реутов.

Наибольшее количество нарушений связано с обеспечением сохранности архивных документов - 27,5 %. Среди выявленных нарушений:

- большой процент загруженности архивохранилищ в Озерском и Электрогорском муниципальных архивах;

- необходимость проведения косметического ремонта помещений архивов в Волоколамском и Ступинском муниципальных районах;

- нарушение требований пожарной безопасности: отсутствие автоматической системы пожаротушения, нераспашные решетки на окнах, деревянные межкомнатные двери и полы в архивохранилище № 1 в Волоколамском муниципальном архиве; отсутствие датчиков пожаротушения в архивохранилище № 2, установка стеллажей на путях эвакуации в Реутовском муниципальном архиве; комбинированные межкомнатные двери и недостаток огнетушителей в Озерском муниципальном архиве;

- в Озерском муниципальном архиве отсутствует инструкция о порядке осуществления охраны архива;

- не соблюдаются нормы установки стеллажей в архивохранилищах в Ступинском и Реутовском муниципальных архивах и нарушена нумерации шкафов в Озерском муниципальном архиве;

- нарушение норм температурно-влажностного режима хранения архивных документов выявлено в Озерском, Реутовском, Фрязинском, Электрогорском муниципальных архивах;

- отсутствуют пофондовый и постеллажный топографические указатели в Электрогорском архиве, не соблюдена их форма в Ступинском архиве;

- нарушение ведения журнала регистрации ключей или отсутствие указанного журнала выявлено в Волоколамском и Реутовском муниципальных архивах.

По-прежнему проблемными являются вопросы учета документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов – 20 %.

Среди нарушений:

- отсутствие общих итоговых записей в описях дел или арифметические ошибки при их составлении (Волоколамский, Озерский, Ступинский муниципальные архивы);

- ошибки в ведении обязательных учетных документов в Реутовском и Озерском муниципальных архивах;

- описи не подшиты в твердые обложки, листы заверители к описям не составлены в Электрогорском муниципальном архиве;

- по итогам проверки наличия и состояния дел в описях дел не ставится отметка о проведенной проверке (Волоколамский, Озерский муниципальные архивы).

Третья большая группа нарушений связана с вопросами организации комплектования документами Архивного фонда Московской области и другими архивными документами – 25 %.

Нарушены сроки согласования номенклатур дел организаций – источников комплектования в Волоколамском, Озерском, Ступинском, Электрогорском архивах.

Не завершена работа по упорядочению документов ряда источников комплектования в Волоколамском, Озерском, Реутовском, Фрязинском, Электрогорском архивах.

Нарушены сроки передачи на хранение в муниципальный архив документов в Волоколамском, Ступинском, Электрогорском муниципальных районах. Сверх установленного срока в организациях – источниках комплектования хранятся 2846 дел.

Требуют доработки списки организаций – источников комплектования Озерского и Реутовского архивов.

Не проведена паспортизация ряда архивов организаций – источников комплектования на 1 декабря 2010 года в Реутовском и Ступинском архивах.

Нарушены сроки представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области в Ступинском архиве, имеются ошибки в ведении наблюдательных дел в Реутовском архиве.

Доля нарушения в вопросах использования архивных документов составляет 16 %.

Имеются нарушения при регистрации запросов в Озерском и Реутовском архивах.

С нарушением оформляются архивные справки в Озерском, Реутовском и Ступинском архивах.

В Озерском муниципальном архиве архивные копии содержат сведения не только в отношении заявителя, но и других граждан.

В Реутовском архиве исполнители допускают подсчеты заработной платы при подготовке архивных справок, в качестве дополнительной информации к справкам о зарплате приводится ссылка – пояснение на недействующий нормативный правовой акт «Основные правила работы архивов Российской Федерации».

Отсутствуют читальные залы в Реутовском и Ступинском архивах, в Озерском архиве работа пользователей с архивными документами не оформляется в соответствии с Правилами.

Во всех поверяемых архивах Положения о муниципальных архивах требуют доработки и приведения их в соответствие с нормами федерального и областного закона об архивном деле и Правилами – 7,5%.

Имеются и нарушения и в порядке расходования субвенций. В 2010 году при проведении проверок было выявлено 5 нарушений по вопросам осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Нарушения Перечня материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий, утвержденного постановлением Правительства Московской области от 2 июля 2008 года № 521/24, выявлены в Звенигородском, Пущинском и Шаховском архивах. Обеспечение исполнения полномочий муниципального образования в области архивного дела финансировалось в городском округе Звенигород и Истринском муниципальном районе за счет средств бюджета Московской области, поскольку все сотрудники содержались за счет субвенций.

Проверки 2011 года показали, что указанные нарушения по-прежнему существуют (2,5 %). В городском округе Реутов все должности финансируются за счет средств субвенций, в том время как должность эксперта, финансируемая за счет местного бюджета вакантна. В Ступинском муниципальном архиве за счет средств субвенций установлен домофон и приобретен монитор к домофону, что не входит в Перечень материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий.

По-прежнему недостаточно внимания уделяется вопросам повышения квалификации сотрудников в Реутовском архиве – 1,5 %.

В 2011 году Главное архивное управление Московской области также провело проверку 9 предприятий различной формы собственности по вопросу обеспечения сохранности архивных документов. По результатам проверок выявлено 20 нарушений обязательных требований «Основных правил работы ведомственных архивов».

Нарушения условий хранения архивных документов выявлены в четырех организациях (25 %): в помещениях имеются следы протечек, документы лежат на полу, отсутствует охранная сигнализация и автоматическая система пожаротушения.

Основные нарушения связаны с утратой в трех организациях документов постоянного срока хранения (ЗАО «Храпуновский инструментальный завод», ОАО «Пушкинский электромеханический завод», ОАО «Софринский экспериментально-механический завод») (15 %) и не упорядочением или частично упорядочением документов по личному составу (60 %).

В трех проверках, проводимых Главным архивным управлением Московской области, приняли участие сотрудники Климовского и Пушкинского муниципальных архивов. По результатам проверок выдано два предписания.

В целях устранения нарушений в сфере архивного дела, выявленных Главным архивным управлением Московской области, и недопущением указанных нарушений другими муниципальными архивами необходимо:

1. Четкое соблюдение нормативных правовых актов, регламентирующих порядок расходования субвенций:

Порядка расходования субвенций на очередной финансовый год;

Перечня материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий, утвержденного постановлением Правительства Московской области от 2 июля 2008 года № 521/24;

Распоряжения Главного архивного управления от 18 февраля 2011 года «Об утверждении перечня работ и услуг, расходы на которые могут осуществляться за счет средств субвенций из бюджета Московской области».

Тексты всех документов размещены на официальном сайте Главного архивного управления Московской области и доступны для пользования.

2. Строго руководствоваться в работе Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3. Активизировать работу по повышению квалификации сотрудников муниципальных архивов. Ежегодно Главным управлением организовывается повышение квалификации работников муниципальных архивов в Московском областном учебном центре «Нахабино». Обучение проходит по программе «Современная организация архивного дела». Разработан план занятий, рассчитанный на 72 часа. По окончании учебного процесса слушателями выдаются удостоверения государственного образца о краткосрочном повышении квалификации. Ближайшее занятие будет проходить 24 октября 2011 года. На сегодняшний день получено подтверждение об обучении 37 сотрудников муниципальных архивов. Согласно Порядку расходования субвенций, повышение квалификации и переподготовка кадров может оплачиваться за счет средств субвенций. Субвенций в 2012 году станет больше, поэтому следует планировать повышение квалификации сотрудников муниципальных архивов.

Выражаю признательность за оказываемую поддержку архивной отрасли Губернатору Московской области Громову Борису Всеволодовичу, Заместителю Председателя Правительства Московской области Громову Василию Васильевичу, Московской областной Думе и ее Председателю Аксакову Валерию Евгеньевичу, Председателю Комитета областной Думы Толкачевой Ларисе Ивановне, а также министру финансов Правительства Московской области Крикуновой Татьяне Михайловне, начальнику управления Семакиной Светлане Алексеевне и заместителю начальника отдела Филюковой Ирине Вячеславовне.