С 1 января 2005 года архивная служба Наро-Фоминского района перешла на новый путь развития архивного дела в муниципальном образовании.
Постановлением главы Наро-Фоминского района было создано муниципальное учреждение «Наро-Фоминский районный архив». Учредителем муниципального учреждения выступил Комитет по управлению имуществом администрации района.
Финансовое управление предусмотрело включение учреждения в план бюджетного финансирования 2005 года.
Распоряжением главы района было произведено увольнение работников архивного отдела по сокращению штата с предоставлением гарантий, установленных Законом Московской области «О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области».
В штатном расписании учреждения числится 8 человек – 5 сотрудников архива, бухгалтер и 2 уборщицы.
В 2005 году производилось частичное финансирование из районного бюджета. В частичное финансирование было включено: заработная плата работников архива (оклады), начисления на заработную плату, оплата коммунальных платежей. Вся остальная заработная плата (включая надбавки, премии и материальную помощь), начисления на данную заработную плату и прочие расходы, включившие в себя расходы на канцтовары и хозяйственные товары, содержание оргтехники, охранно-пожарной сигнализации и т.д., муниципальное учреждение оплачивало из внебюджетных средств за счет оказания платных услуг.
Ликвидация архивного отдела совпала с выделением районному архиву нового помещения.
Условия для работы созданы хорошие, за что огромная благодарность администрации района. Все строительство и приобретение нового оборудования производилось из средств внебюджетного фонда района.
В связи с переходом на новые условия работы районный архив был обеспечен на первое время канцтоварами и материалами для стабильной работы оргтехники.
При образовании учреждения были необходимы средства для регистрации в налоговой инспекции, для открытия счета в банке, на изготовление печати, штампов, вывески, для оформления документов у нотариуса, для получения кодов в органах статистики. Для бухгалтера была приобретена и установлена программа 1-С. На все это также были выделены средства из внебюджетного фонда.
С Комитетом по управлению имуществом был заключен договор безвозмездного пользования на помещения архива и договор на право оперативного управления имуществом за вновь созданным учреждением в соответствии с актом приема – передачи.
Также заключены договоры на обслуживание с коммунальными предприятиями.
С января 2006 года муниципальное учреждение перешло на самофинансирование (источником финансирования являются доходы от оказания платных услуг).
В 2005 году было выдано 12697 справок. На 01.10.2006 года исполнено 8820 справок, с положительным результатом – 8243, что составляет 96 %.
Такое большое количество обращений граждан, прежде всего, связано с составом документов архивного фонда района.
Активная работа проводится с учреждениями и организациями района по оформлению и приему документов на хранение от ликвидированных организаций и предприятий, организаций – банкротов. За 2005-2006 годы было принято 6263 дела от 25 организаций.
В связи с ликвидацией территориальных исполнительных органов Наро-Фоминского района с районной ликвидационной комиссией были заключены договоры по централизованной обработке документов ликвидированных городских, поселковых и сельских округов. Заключены договоры с 18 местными администрациями. По 14 округам документы обработаны и приняты на муниципальное хранение. С 4 округами договор заключен, после налоговых проверок документы будут обработаны и приняты на хранение.
Как нам удается обслужить такое количество граждан?
В первую очередь, это наличие оргтехники – 6 компьютеров и 2 больших ксерокса. В информационный массив компьютерной базы внесены все постановления за 1992-1996 годы о выдаче свидетельств на право собственности на землю членам садоводческих товариществ. Создан также пофамильный каталог постановлений 2 крупных сельских администраций – Петровского и Ново-Федоровского сельских округов (которые пользуются наибольшим спросом) за 1992-1996 годы. Отксерокопированы все постановления за 1992-2000 годы по районной администрации по вопросам землеотводов по предприятиям и учреждениям района. Оформлены различные алфавитные списки. Все это позволяет производить ускоренный поиск и выдачу справок в более короткий срок.
Я считаю, что в будущем в архивное дело должны внедряться новые технологии на основе применения компьютерной техники и создаваться программы информатизации архивных учреждений, чтобы информировать о хранящихся в архивах документах и выдавать справки по этим документам через компьютерную базу, в каком бы виде она не имелась. Процесс очень трудоемкий, но без этого обслуживание такого количества населения просто невозможно.
Большое значение имеет также квалификация наших сотрудников – все они отработали более 18 лет в органах местного самоуправления и архивах. Случайных людей в архивных службах быть не должно. Архивист должен любить работать с документами.
